Las empresas hoy en día tienen muchas necesidades de comunicación: imprimir fotografías, copiar y escanear documentos… Pero, ¿cómo las trato y lo más importante, cómo elijo la fotocopiadora adecuada para mi empresa para realizar todas estas acciones? La oferta del mercado es abrumadora y no siempre es fácil comprender las diferentes funciones de cada modelo. Para tomar la decisión correcta, identifique las necesidades reales de su negocio y elija la impresora multifunción que mejor se adapte a sus necesidades.
Las necesidades de la empresa
El número de impresoras, fotocopiadoras o fotocopiadoras que necesita su empresa depende del número de empleados. Se estima que se necesita una máquina por cada 5 a 10 empleados.
A continuación, debe determinar cómo utilizarán sus empleados su flota de impresoras. Por ejemplo, dependiendo de su tipo de negocio, es posible que no se requiera una impresora A3. Asimismo, es posible que no necesite imprimir en color. Por otro lado, si usa mucho el color, calcule cuántas impresiones en color realiza por mes.
Finalmente, determine la necesidad de sus empleados de funciones adicionales. ¿Necesita enviar documentos por fax o escanear con regularidad? ¿Tiene muchos empleados que necesitan capacidades de impresión móvil?
¿Debería elegir una fotocopiadora multifunción para mi negocio?
Si bien la opción puede ser más variable para estructuras pequeñas con menos de 10 empleados, una fotocopiadora multifunción parece ser la solución adecuada para empresas más grandes. Las pymes o grandes corporaciones que emplean a un gran número de personas pueden infiltrarse en sus instalaciones desde diversos terminales, fotocopiadoras, scanners, impresoras, etc.
Las impresoras multifunción, que combinan 4 dispositivos en uno (impresora, fotocopiadora, escáner y fax), permiten optimizar el espacio de almacenamiento. También permiten ahorros significativos en energía y consumibles. Es necesario considerar el tiempo de calentamiento de un dispositivo, el hecho de que está en espera la mayor parte de la noche, etc., y luego multiplicar esos datos por la cantidad de dispositivos en su organización. Lo mismo ocurre con los cartuchos de tinta y el papel.
Velocidad, costo por página y resolución
Las empresas necesitan obtener una gran cantidad de impresiones por día en el menor tiempo posible y al menor costo. Por lo tanto, al elegir una impresora, es importante considerar los criterios de velocidad de impresión (páginas por minuto), costo de impresión por página y resolución.
Al examinar los distintos modelos de impresoras o fotocopiadoras, tenga en cuenta que la velocidad especificada por el fabricante es la misma que la de imprimir en modo normal. Espere números más bajos cuando imprima impresiones de alta calidad. Dependiendo de sus necesidades, deberá elegir entre modelos que van desde velocidades de impresión bajas hasta varias docenas de impresiones por minuto.
El costo por página varía principalmente en función de la tecnología elegida, láser o inkjet y del tipo de impresión, en blanco y negro o en color. El precio de una sola impresión puede oscilar entre menos de 1 centavo y más de 10 centavos. Así que tómate el tiempo para comparar las distintas características de las impresoras.
Por último, también es necesario tener en cuenta la calidad de impresión, que está vinculada a la resolución máxima que puede admitir el dispositivo, especialmente si necesita imprimir fotografías o documentos en color destinados a sus clientes. La resolución se expresa en dpi o dpi. Cuanto mayor sea el número, mejor será la calidad de impresión. Una resolución de 600 × 600 ppp es suficiente para un uso general. Sin embargo, si imprime imágenes con frecuencia, elija una resolución mínima de 1200 × 1200.
Si sus empleados utilizan la función de escaneo del MFP con frecuencia, elija un dispositivo con suficiente resolución.
Elija la tecnología de impresión adecuada
Dependiendo de los volúmenes mensuales de impresión y copia de su empresa, puede ser mejor elegir una u otra de estas tecnologías. Por lo general, la inyección de tinta es más barata de comprar que el láser, pero cuando se usa, ocurre lo contrario. El precio por página es menor en una impresora láser porque el costo del tóner es menor. El rendimiento de las impresoras y fotocopiadoras láser también es superior, por lo que pueden producir un volumen de documentos ligeramente mayor en menos tiempo.
Más de 300 impresiones al mes, utiliza tecnología láser, el costo de los consumibles es menor.
¿Comprar o alquilar una fotocopiadora?
Según la cantidad de impresoras y fotocopiadoras que necesite su empresa y sus características, el precio de una fotocopiadora puede ser considerable. El renting de fotocopiadoras te ofrece más liquidez con poco esfuerzo inicial y cómodas mensualidades, además de las ventajas fiscales asociadas. Otra ventaja es la ventaja de una renovación tecnológica gradual. Su empresa siempre dispone de las fotocopiadoras multifunción más modernas.
Otra ventaja es el cumplimiento de un contrato de mantenimiento como parte del alquiler. La empresa que le alquila la fotocopiadora realiza el mantenimiento preventivo visitando periódicamente sus instalaciones para realizar el mantenimiento y corregirlas en caso de avería. De esa manera, no recibirá sorpresas desagradables sobre las tarifas mensuales de su equipo.
